Trước mỗi chuyến trao sách, nhóm tình nguyện viên kiểm tra lại danh mục theo từng thùng. Mỗi thùng cần có mã điểm đến, số lượng sách, nhóm tuổi phù hợp và tên người phụ trách nhận bàn giao.
Checklist cũng bao gồm tình trạng sách. Những cuốn bong gáy, mất trang hoặc có nội dung không phù hợp sẽ được giữ lại để xử lý riêng. Sách mới và sách đã qua sử dụng còn tốt được phân loại chung theo chủ đề, không theo nguồn quyên góp.
Trong buổi bàn giao, nhóm không chỉ trao thùng sách mà còn hướng dẫn cách ghi sổ mượn trả, cách xoay vòng sách giữa các lớp và thời điểm gửi phản hồi đầu tiên. Đây là phần thường bị bỏ qua nhưng quyết định tủ sách có tiếp tục được dùng hay không.
Sau bàn giao, ảnh chụp tủ sách, danh mục cuối cùng và thông tin người phụ trách được lưu lại trong hồ sơ dự án. Cách làm này giúp các đợt bổ sung sau chính xác hơn.
